Pengenalan Pada Manajemen Informasi

1. Pentingnya Manajemen Informasi
1.1 Pentingnya Manajemen Informasi dalam Perusahaan

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

1.1.1 Meningkatnya Kekompleksan Tugas Manajemen

Pentingnya Manajemen informasi dalam Perusahaan, disebabkan oleh :

  • Kompleksitas kegiatan bisnis yang semakin meningkat, disebabkan :
  1. Pengaruh ekonomi internasional.

    Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tersebut terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.

  2. Persaingan dunia.

    Persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.

  3. Batas waktu yang singkat.

    Semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).

  4. Kendala-kendala sosial.

    Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.

1.1.2 Keberadaan Alat Untuk Memecahkan Persoalan

Keberadaan alat untuk memecahkan persoalan dalam perusahaan itu sangat penting untuk memudahkan dalam pengerjaan pekerjaan. Untuk memudahkan pekerjaan dibutuhkan alat seperti komputer. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem manajemen informasi merupakan suatu terobosan besar, karena menyadari bahwa para manajer membutuhkan informasi untuk pemecahan masalah.

1.2 Peranan Manajer dalam Pengelolaan Manajemen Informasi

Pada awalnya, pemakai output komputer pada perusahaan adalah pegawai administrasi di bagian akuntansi, yang komputernya melaksanakan aplikasi seperti pembayaran gaji pegawai, pengelolaan persedian (inventory control), dan penagihan. Sebagian informasi juga disediakan bagi para manajer, tetapi hanya sebagai output tambahan dari aplikasi akuntansi. Gagasan untuk menggunakan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu terobaosan besar, karena menyadari bahwa para manajer memerlukan informasi untuk pemecahan masalah. Ketika perusahaan-perusahaan menjangkau konsep SIM, mereka mulai mengembangkan berbagai aplikasi yang secara khusus diarahkan untuk mendukung manajen. Namun, bukan hanya manajemen yang memperoleh manfaat dari penerapan SIM. Nonmanajer dan staf ahli juga menggunakan outputnya. Selain itu juga dimanfaatkan oleh para pemakai yang berada di luar perusahaan, yaitu para pelanggan akan menerima faktur dan laporan transaksinya, para pemegang saham akan menerima cek deviden, dan pemerintah akan menerima laporan pajak. Dengan demikian secara ringkas para pengguna dan pelaku sistem informasi meliputi :
• Manajer
• Non-manajer
• Orang dan unit organisasi yang ada dalam organisasi dan lingkungannya

1.2.1 Keterampilan Manajemen

Keterampilan manajemen adalah keahlian komputer dan keahlian informasi. Di jaman yang sudah mengandalkan teknologi serba canggih ini, komputer adalah alat yang wajib bisa di kuasai. Karena hampir semua perusahaan menggunakan komputer untuk menjalankan pekerjaan.

1.2.2 Manajer dan Sistem Perusahaan

.Sistem : sekelompok elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.

Jenis – jenis Sistem :

a. Sistem Terbuka, mendapat pengaruh dari lingkungan luar. Contoh: Organisasi.
b. Sistem tertutup, tidak mendapat pengaruh dari lingkungan luar. Contoh: Sistem Lab. yang tidak boleh terkontaminasi dengan udara luar.

 1.3 Data dan Informasi

Data adalah bentuk yang belum diolah, terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.
Informasi yaitu bentuk yang sudah diolah/diproses dan secara relatif memberikan arti bagi pemakainya.

1.4 Komputer Sebagai Elemen dalam Sistem Informasi

Sistem adalah sekelompok elemen yang bekerja sama (terintegrasi) untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu. Organisasi atau perusahaan terdiri dari sejumlh sumberdaya yang bekerja menuju tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemiliki atau manajemen. Setiap sistem memiliki batas-batas luar yang memisahkannya dari lingkungannya. Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen sistem yang sama, namun secara umum bisa digambarkan terdiri dari sumberdaya input (masukan), roses transformasi, dan sumberdaya output (keluaran).

Berdasarkan Hubungan elemen, sistem dibagi atas :

  • Open sistem; sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
  • Closed sistem; sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya.

Berdasarkan besar kecilnya sistem, sistem terbagi atas :

  • Subsistem; sistem di dalam suatu sistem
  • Supersistem atau suprasistem

Berdasarkan Jenis Elemennya, sistem dibedakan atas :

  • Sistem fisik, yang terdiri dari sejumlah sumberdaya fisik.
  • Sistem konseptual, terdiri dari sumberdaya konseptual (data dan informasi).

Pentingnya suatu pandangan sistem (Sistem view), yakni melihat bisnis proses sebagai sistem yang melekat dalam suatu lingkungan yang lebih luas, yaitu :

  • Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan pekerjaan yang rinci;
  • Menyadari perlunya memiliki tujuan yang baik;
  • Menekankan pentingnya kerjasama antar unit;
  • Melihat keterkaitan antar unit;
  • Memberi penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik;
1.5 Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
  • Fokus pada Data (electronic data processing – EDP)

Didukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines, dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Aplikasi yang digunakan sistem informasi akuntasi (SIA).

  • Fokus pada Informasi (management information sistem – MIS)

Seiring denga diperkenalkannya generasi baru alat penghitung yang memungkinkan pemrosesannya lebih banyak. Hal tersebut dioerientasikan untuk kosep penggunaan komputer sebagai sistem informasi manajemen (SIM), yang berarti bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama untuk menghasilkan informasi manajemen.

  • Fokus pada Pengambilan Keputusan (Decision support sistem – DSS)

Merupakan hal yang berbeda dengan konsep SIM. DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan serta diambil keputusannya oleh manajer.

  • Fokus pada Komunikasi (office automation – AO)

OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik. OA telah berkembang meliputiberagam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconference), voice mail, e-mail (surat elektronik), electronic calendaring, facsimile transmission, dan desktop publishing. Istilah lainnya dalam menggunakan semua aplikasi AO tersebut dinamakan dengan kantor virtual (virtual office).

  • Fokus pada konsultasi (Sistem Pakar)

Ide dasar AI adalah komputer dapat deprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagaiseorang spesialis dalam suatu bidang. Sistem yang menggambarkan segala macam sistem yang menerapkan kecerdasan buatan untuk pemecahan masalah dinamakan dengan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-bases sistems) Penjelasan lebih lanjut akan dijumpai pada modul terakhir dari materi kuliah SIM.

1.6 Upaya Pencapaian Sistem Informasi Berbasis Komputer

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Agar suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dalam memperkenalkan produk barang maupun jasa yang dimilikinya kepada konsumen diberbagai belahan dunia, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang tepat agar dapat memberikan petunjuk aktual tentang kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap komponen dalam perusahaan tersebut. Sistem informasi yang tepat, tentunya akan menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya. Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan keputusan strategis perusahaan untuk dapat semakin maju dan bersaing di lingkungan yang penuh gejolak ini.
Audit Sistem Informasi adalah sebuah proses yang sistematis dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti untuk menentukan bahwa sebuah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh organisasi telah dapat mencapai tujuannya.
Tujuan itu antara lain :

    1. Pengamanan terhadap aktiva
    2. Pemeliharaan atas integritas data
Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan perusahaan pada jaman modern ini sangat bergantung pada teknologi komputerisasi yang semakin hari semakin canggih. Terbukti dengan adanya pemakaian teknologi komputer pada setiap aspek. Dan semua itu tak lepas dari peran seorang manajer. Karena baik buruknya suatu perusahaan bergantung pada siapa yang memimpin,dalam hal ini manajer di perusahaan tersebut.

Referensi

  1. http://eviasiyah.wordpress.com/2012/09/29/pengenalan-pada-manajemen-informasi-bab-12/
  2. http://betty_yudha.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/14862/
  3. http://sri_wiji.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/18256/Modul+1+SIM.doc

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s